For more information and an Application Form visit: www.volcanotheatre.co.uk

SENIOR ADMINISTRATOR (PART TIME 0.6)
£21,000 - £23,000 per annum pro rata.
Fixed term 12-month contract with the possibility of renewal.

Volcano Theatre Company is seeking to recruit a new member of staff who will have responsibility for the general administrative functions of the company and its premises. The position is based at the company premises at 229 High Street, Swansea.

The successful candidate will be a versatile, reliable and confident individual with excellent administrative and interpersonal skills. She or he will be based in the Swansea area and able to demonstrate a commitment to the area and a working knowledge of the city and its cultural, social and economic environments.

The position requires the ability to work to deadlines and to respond in a flexible way to the changing demands of a small, busy arts company with a broad range of activities. Knowledge of the theatre sector is not essential, but we are looking for an interested, broad-minded person who learns quickly and values excellence and distinctiveness in the arts and creative industries.

The company ethos is forthright, democratic and inclusive. It is light on hierarchy but strong on communication and responsibility. Company members share everyday tasks in an equal manner, take primary responsibility for their own job development and are expected actively to help shape the working environment by contributing their ideas and using initiative within their roles.

The Senior Administrator will work closely with the Marketing & Communications Manager, Admin & Marketing Assistant and Book-keeper, and will report directly to the Artistic Director and to the Board.

ABOUT THE COMPANY

Volcano is an original voice in theatre. We have been making distinctive, high-quality professional work from our base in Swansea for over 25 years.

SENIOR ADMINISTRATOR: TASKS

General
Work collaboratively on fundraising, event and project planning, reporting and business planning.
Maintain good relationships with local and industry stakeholders, funders  and partners.
Contribute actively to the company’s vision and strategy.

Company Administration
Deal with general enquiries.
Maintain office and IT systems and records.
Issue invoices and payments.
Produce cashflow forecasts, working budgets and management accounts and liaise with book-keeper for effective financial planning.
Produce financial reports and statements.
Manage contracts with suppliers for best service and value.
Manage vehicle and equipment hires.
Provide logistic and practical support for the company on tour.

Premises Management
Manage a booking diary for the rehearsal/event space at 229 High Street.
Meet with visitors and potential users of the space.
Manage maintenance schedule for the premises.
Ensure compliance with relevant health & safety requirements.
Manage keyholders and third-party access to premises.

Human Resources
Help to recruit, supervise and support junior or temporary staff and volunteers.
Draw up and issue contracts for employed and freelance staff.
Ensure compliance with relevant employment law and best practice.

Such tasks are not exhaustive but an illustrative list of level and type of duties required.

SENIOR ADMINISTRATOR: PERSON SPECIFICATION

UWCH WEINYDDYDD (RHAN AMSER 0.6)
£21,000 - £23,000 y flwyddyn pro rata.
Contract tymor sefydlog o 12-mis gyda’r posibilrwydd o’i hadnewyddu.

Mae Cwmni Theatr Volcano  yn dymuno recriwtio aelod newydd o staff a fydd â’r cyfrifoldeb dros swyddogaethau gweinyddol cyffredinol y cwmni a’i fangre. Mae’r swydd wedi’i lleoli ym mangre’r cwmni yn 229 Stryd Fawr, Abertawe.

Fe fydd yr ymgeisydd llwyddiannus yn unigolyn  amryddawn, dibynadwy a hyderus gyda sgiliau gweinyddu a rhyngbersonol ardderchog. Wedi’i leoli yn ardal Abertawe fe fydd yn gallu arddangos ymrwymiad i’r ardal a gwybodaeth am y ddinas a’i hamgylcheddau diwylliannol, cymdeithasol ac economaidd.

Mae’r swydd yn galw am y gallu i weithio yn ôl amserlenni ac ymateb mewn dull hyblyg i alwadau newidiol cwmni celfyddydau bach, prysur gydag amrediad eang o weithgareddau. Dydy gwybodaeth am y sector theatr ddim yn hanfodol, ond rydym yn chwilio am berson sydd â diddordeb, sydd yn eangfrydig ac sy’n dysgu’n gyflym ac yn gwerthfawrogi rhagoriaeth a gwahanolrwydd yn y diwydiannau celfyddydau a chreadigol.

Mae ethos y cwmni yn syml, yn ddemocrataidd a chynhwysol. Mae’n ysgafn ar hierarchiaeth ond yn gryf ar gyfathrebu a chyfrifoldeb. Mae aelodau’r cwmni yn rhannu tasgau beunyddiol yn gyfartal, gan gymryd prif gyfrifoldeb dros eu datblygiad swydd eu hunain ac mae disgwyl iddyn nhw helpu i siapio’r amgylchedd waith yn weithredol trwy gyfrannu eu syniadau a defnyddio’u  hysgogiad eu hunain o fewn eu rolau.

Fe fydd yr Uwch Weinyddydd yn gweithio’n agos gyda’r Rheolwraig Marchnata a Chyfathrebu, Cynorthwy-ydd Gweinyddol a Marchnata a’r Cyfrifydd ac fe fydd yn adrodd yn uniongyrchol i’r Cyfarwyddwr Artistig a’r Bwrdd.

Y CWMNI

 Mae Volcano yn llais gwreiddiol yn y theatr. Rydym wedi bod yn gwneud gwaith neilltuol, proffesiynol o ansawdd uchel o’n lleoliad yn Abertawe am dros 25 mlynedd

UWCH WEINYDDYDD: TASGAU

Cyffredinol
Gweithio’n gydweithredol ar godi arian, cynllunio digwyddiadau a phrosiectau, adrodd a chynllunio busnes.
Cynnal perthynas dda gyda rhanddeiliaid lleol a diwydiant, cyllidwyr a phartneriaid.
Cyfrannu’n weithredol at weledigaeth a strategaeth y cwmni.

Gweinyddiaeth y Cwmni
Delio gydag ymholiadau cyffredinol.
Cynnal systemau a chofnodion y swyddfa a TG.
Darparu anfonebau a thaliadau.
Cynhyrchu rhagamcanestyniadau llif arian, cyllidebau gwaith a chyfrifon rheolaeth a chydgysylltu gyda’r cyfrifydd  ar gyfer cynllunio ariannol effeithiol.
Cynhyrchu adroddiadau a datganiadau ariannol.
Rheoli contractau gyda chyflenwyr ar gyfer gwasanaeth a gwerth gorau.
Rheoli llogi cerbydau ac offer.
Darparu cefnogaeth logistaidd ac ymarferol i’r cwmni pan ar daith.

Rheolaeth y Fangre
Rheoli dyddiadur archebion ar gyfer gofod ymarfer/digwyddiadau yn 229 Stryd Fawr.
Cyfarfod ymwelwyr a defnyddwyr potensial y gofod.
Rheoli amserlen cynnal a chadw ar gyfer y fangre.
Sicrhau cydymffurfiaeth gyda gofynion iechyd a diogelwch perthnasol.
Rheoli deiliaid allweddi a mynediad trydydd parti i’r fangres.

Adnoddau Dynol
Helpu i recriwto, arolygu a chefnogi staff iau neu staff dros dro a gwirfoddolwyr  .
Llunio a darparu contractau ar gyfer staff cyflogedig a llawrydd.
Sicrhau cydymffurfiaeth gyda chyfraith cyflogaeth ac ymarfer gorau perthnasol .

Dydy tasgau o’r fath ddim yn gyflawn ond mae’n rhestr enghreifftiol o’r lefel a’r math o ddyletswyddau sy’n ofynnol.

UWCH WEINYDDYDD: MANYLEB PERSON